Le Paradoxe des clubs sociaux
Pourquoi externaliser la gestion opérationnelle de vos événements est une décision stratégique
Libérer le plein potentiel des clubs sociaux
Composé d'employés volontaires, le club social a pour mission d'organiser des activités et des événements qui contribuent à la mobilisation des équipes et à faire vivre la culture organisationnelle. Son principal atout : ses membres connaissent la réalité de leur entreprise, les intérêts de leurs collègues et les dynamiques propres à leur milieu, ce qui permet d’organiser des événements qui correspondent réellement aux besoins de leur organisation.
Cependant, les membres des clubs sociaux doivent gérer leurs responsabilités en parallèle à leur emploi principal, ce qui entraîne plusieurs défis :
- Temps important consacré à la création et à l’organisation des activités
- Manque d'expertise en événementiel
- Planification à la dernière minute
- Roulement des membres et perte de connaissances
Résultat : une charge élevée sur les employés impliqués et un potentiel limité des événements
Informations clés
Une charge de travail qui freine le potentiel
La majorité du temps investi par les membres du club social est occupée par des tâches administratives et logistiques pour lesquelles ils ne sont pas formés. Ces tâches prennent beaucoup de temps, sont répétitives et entièrement délégables.
En moyenne, un club social consacre un minimum de 70h pour la réalisation d’un événement.
Trois leviers pour améliorer l’efficacité du club social
- Rencontre stratégique annuelle : Définir les objectifs, le budget et les activités en début d’année permet de réduire l'improvisation et d'augmenter la qualité globale des événements.
- Rôles définis et responsabilités claires : Attribuer des rôles précis à chaque membre permet de construire une expertise interne et améliorer l’efficacité.
- Rencontres courtes et régulières : Des suivis bi-mensuels ou mensuels de 30 à 60 minutes permettent de maintenir le cap vers la direction souhaitée sans trop alourdir la charge de travail de l’équipe.
Une extension de votre club social
Bond Experience agit comme collaborateur événementiel externe. Votre équipe conserve ainsi son rôle décisionnel, pendant que nous prenons en charge les aspects nécessitant plus de temps ou d'expertise :
- Idéation : Recherche d'idées et de concepts adaptés à vos besoins
- Fournisseurs : Sélection, demandes de soumissions et négociation
- Logistique : Planification complète et coordination des partenaires
- Exécution : Gestion opérationnelle de A à Z
Les résultats
Impacts pour votre entreprise
- Réduction du temps investi par les employés : Le club social peut se concentrer sur les décisions importantes plutôt que sur les tâches opérationnelles.
- Accès à une expertise spécialisée : Grâce à notre réseau de fournisseurs et à notre expérience en gestion d’événements, nous anticipons chaque détail afin d’assurer le succès de vos événements.
- Un meilleur retour sur investissement : Notre efficacité opérationnelle permet de faire des économies réelles sur le temps consacré à l’organisation des événements. En mobilisant moins d’heures internes, vous récupérez du temps salarié précieux tout en bénéficiant d’un niveau de service supérieur.
